O raio X dos seus números: o que olhar antes de montar qualquer painel

Existem duas cenas que eu encontro com a mesma frequência quando entro em uma empresa.

Na primeira, não tem número nenhum. Ninguém sabe quantos atendimentos foram feitos no mês, qual é a taxa de conversão, quem é o vendedor que mais cresceu, quem comprou de novo.

Na segunda, tem número demais. Planilha em cima de planilha, painel bonito em toda reunião, um monte de gente falando dado. E ninguém tomando uma decisão sequer com aquilo.

As duas cenas têm a mesma origem: o número virou um fim em si mesmo. Número foi feito para ajudar você a decidir. Se não tem decisão do outro lado, tire da mão.

Por isso, antes de montar painel, antes de contratar BI, antes de comprar CRM, disparador de e-mail e ferramenta de WhatsApp, eu faço um raio X. Ele não é um boletim de perguntas e respostas. Ele é uma bússola: mostra onde você está e para onde você precisa ir.

Se você sumisse por 15 dias, o que pararia primeiro?

Essa é a primeira pergunta que eu faço para um dono de empresa. E é a pergunta mais desconfortável do meu roteiro.

Responda ela agora, de cabeça. O caixa? A prospecção? A conferência do estoque? O atendimento do cliente grande? Aquela aprovação que só sai com a sua assinatura?

O que você acabou de listar não é problema. É evento.

Evento é tudo aquilo que acontece dentro do seu negócio e que precisa de atenção. Uma venda é um evento. Um carrinho abandonado é um evento. Um contrato que vence é um evento. E antes do indicador vem sempre o evento.

Se você não sabe por onde começar a medir, comece por aí. Liste o que trava quando você sai e decida como vai monitorar cada uma dessas coisas a distância. Porque é isso que devolve a liberdade de tirar férias, de viajar, de ficar doente sem que a empresa afunde junto.

Até um certo ponto do crescimento, a gente cresce pela garra do dono e da equipe. Depois desse ponto, garra sem estrutura só faz você bater no teto de novo.

As 52 decisões que você toma no "eu acho"

Quantas decisões você tomou nesta semana que começaram com "eu acho"?

"Eu acho que a Maria é a melhor vendedora." "Eu acho que esse canal não converte." "Eu acho que dá para segurar mais um mês."

Faça a conta comigo. Se for só uma por semana, são 52 decisões por ano tomadas no palpite. Se cada uma dessas decisões mexer com apenas R$ 100, você já colocou R$ 5.200 por ano na mão da sorte. E raramente é só R$ 100.

O achismo é o inimigo mais caro que existe dentro de uma empresa, porque ele é barato de tomar e caro de descobrir.

Tem um teste rápido para saber se ele mora aí. Pergunte agora para alguém do seu time quais são as três prioridades da empresa neste trimestre. Se a pessoa não souber responder com clareza, o seu processo está só na sua cabeça. E a sua frustração também vai estar.

A equipe fica desengajada, você fica angustiado porque o resultado não chega, e ninguém combinou nada. Dar clareza de prioridade para o time é obrigação de quem lidera, e número é a forma mais honesta de fazer isso.

Tecnologia não é ter sistema, é encurtar o tempo entre ver e agir

Quantos dos seus números só existem quando alguém para tudo para ir buscar?

Faturamento, taxa de conversão, NPS do cliente, NPS do time, quem está vendendo mais. Se você leva uma semana para montar uma planilha ou um mês para ter um número na mão, essa demora é exatamente o tamanho da sua capacidade de transformação.

Eu tomo café da manhã com os meus números todo dia de manhã. Se tem alguma coisa crítica, eu volto para olhar no almoço. Não é vaidade de dado. É tempo de reação.

O papel da tecnologia dentro de uma empresa não é armazenar. É acelerar a organização e as decisões. Se ela não faz isso, não paga o próprio custo.

E tem outra pergunta na mesma família, que vale ouro para quem já passou dos primeiros estágios: quanto tempo passa entre você perceber uma mudança de mercado e você fazer alguma coisa a respeito? Imposto que muda, importação que encarece, concorrente novo, IA que engole um pedaço do seu serviço. Esse intervalo é um número. Meça ele.

Quatro critérios que separam um indicador de um número bonito

Depois que você mapeou os eventos, aí sim vem o indicador. E ele só vale se passar por quatro critérios.

Tem número. "Vamos melhorar a vida das pessoas" não é indicador. Melhorar o quê, quando, quanto? Qual é o número que prova que melhorou?

Tem frequência. Diário, semanal, mensal. Não é a mesma coisa, e olhar tudo todo dia é a forma mais rápida de não decidir nada. Guarde os macroindicadores como sinal de fumaça: se acendeu ali, você desce para o detalhe.

Tem dono. E aqui mora o erro mais comum que eu vejo. O dono do indicador não é quem monta a planilha nem quem coleta o dado. Quem coleta é operação. O dono é quem toma a decisão com aquele número.

Tem referência. Olhar o concorrente todo dia sem saber onde você quer estar é olhar sem parâmetro. Você quer ficar entre os três primeiros? Acima da média? Sem corte de expectativa, o acompanhamento não serve para nada, e você ainda corre o risco de querer ser o melhor em tudo sem calcular o custo de ser o melhor.

Uma última distinção que economiza muita reunião: indicador é uma operação matemática simples. Índice é quando você junta vários indicadores e cria uma informação nova. Às vezes você está olhando quem vendeu mais, quando a decisão real está em quem cresceu mais, ou em quem cresceu acima do padrão de crescimento do mercado. São perguntas diferentes.

Comece pequeno, comece esta semana

Você não precisa de trinta indicadores. Precisa de três.

Escolha três dentro da área em que o seu raio X doeu mais. Pelo menos um deles precisa ser estratégico, daqueles que falam do negócio inteiro e não de uma tarefa. Defina o dono, a frequência e a referência de cada um. Só isso já muda a qualidade das suas próximas 52 decisões.

Na MARES, é exatamente esse o caminho que eu percorro com cada empresário: mapear os eventos, escolher os indicadores certos para o estágio da empresa e transformar isso em decisão. Empresas que passaram pelo Diagnóstico MARES cresceram 24% em até 12 meses.

Crescer não é crescer no susto, é crescer com previsibilidade. E previsibilidade se constrói com Pessoas, Dados e Gestão, todo dia.

Empresa é feita de dados, e é neles que estão as decisões que fazem o negócio crescer sem depender de você.

Quer enxergar os seus números com clareza e sair do "eu acho"? Faça o Diagnóstico MARES em maresconsultoria.com.br. Se preferir falar comigo direto, chame no WhatsApp (41) 99248-8092.